Дата публікації і набрання чинності: 18 жовтня 2026
Ця Угода про обробку даних ("УОД") є частиною Умов використання між вами (володільцем персональних даних) та оператором Zminy (розпорядником), яким є ФОП Ковалюк Віталій Романович.
УОД поширюється на всі персональні дані ваших співробітників, які Zminy обробляє від вашого імені при наданні сервісу.
Тип даних: імена, робочі email, посади, типи зайнятості, погодинні ставки, табельні номери, час відміток і спосіб входу, призначення на локації та кіоски, зміни, табелі, виплати, бонуси, залишки та заявки на відпустку, сповіщення, хеші PIN-кодів, а також — лише для працівників, які налаштували вхід за обличчям, — біометричні шаблони облич.
Категорії суб'єктів даних: ваші співробітники та підрядники.
Мета: облік робочого часу, звітність, розрахунок зарплати.
Zminy зобов'язується: (а) обробляти дані лише за вашими задокументованими інструкціями; (б) забезпечити конфіденційність серед персоналу з доступом; (в) впроваджувати відповідні технічні та організаційні заходи безпеки; (г) допомагати відповідати на запити суб'єктів даних; (д) видалити або повернути всі персональні дані після припинення договору.
Ми залучаємо таких суброзпорядників: Microsoft Azure (хостинг, база даних, доставка листів і журнали) — ваші дані зберігаються в його регіонах у ЄС (Польща та Ірландія); і Zoho (ЄС) — поштова скринька підтримки, куди надходять звернення ваших працівників до нас. Ми повідомимо вас за 14 днів до залучення нових суброзпорядників.
Ми забезпечуємо шифрування в стані спокою та під час передачі (TLS 1.2+), контроль доступу, ведення журналів аудиту та регулярні резервні копії. Ми повідомимо вас протягом 72 годин після виявлення витоку персональних даних.
Ми зберігаємо ваші дані в ЄС/ЄЕЗ. Копії, потрібні для роботи офлайн (шаблони облич, тимчасові PIN-коди, відмітки в черзі, списки працівників), зберігаються на пристроях, які ви використовуєте як кіоски, де б ви їх не використовували; на телефонах працівників зберігаються лише їхні власні дані для входу. Коли ви підключаєте ШІ-асистента чи інтеграцію через API, дані, які вони читають, надходять відповідному постачальнику за вашими вказівками та згідно з вашою угодою з ним.
Вхід за обличчям вимкнено, доки ви його не запропонуєте, і він необов'язковий для кожного працівника. Перед налаштуванням кіоск отримує явну згоду працівника і фіксує її час. Ми використовуємо шаблони облич лише для розпізнавання працівників під час відмітки й видаляємо їх, щойно ви видалите їх або запис працівника.
Ви можете один раз на рік запросити письмове підтвердження наших заходів безпеки. Контакт: support@zminy.app.
УОД діє протягом усього часу, поки Zminy обробляє персональні дані від вашого імені.
Published and effective: 18 October 2026
This Data Processing Agreement ("DPA") forms part of the Terms of Service between you (the Controller) and FOP Kovaliuk Vitalii Romanovych, operating Zminy (the Processor).
This DPA applies to all personal data of your employees that Zminy processes on your behalf when providing the service.
Type of data: names, work emails, positions, employment types, hourly rates, personnel numbers, clock-in/out times and sign-in method, location and kiosk assignments, shifts, timesheets, payments, bonuses, vacation balances and requests, notifications, PIN hashes, and — only for employees who enroll in face check-in — face signatures (biometric data).
Categories of data subjects: your employees and contractors.
Purpose: worktime tracking, reporting, payroll calculation.
Zminy will: (a) process data only on your documented instructions; (b) ensure staff with access are bound by confidentiality; (c) implement appropriate technical and organisational security measures; (d) assist you in responding to data subject rights requests; (e) delete or return all personal data upon termination.
We use these sub-processors: Microsoft Azure (hosting, database, email delivery and logs), with your data stored in its EU regions (Poland and Ireland); and Zoho (EU), for the support mailbox where your employees' requests to us arrive. We will notify you 14 days before adding new sub-processors.
We maintain encryption at rest and in transit (TLS 1.2+), access controls, audit logging, and regular backups. We will notify you within 72 hours of becoming aware of a personal data breach.
We store your data in the EU/EEA. Copies needed for offline operation (face signatures, temporary PIN codes, queued clock events, staff lists) are kept on the devices you use as kiosks, wherever you use them; your employees' phones keep only their own sign-in details. When you connect an AI assistant or an API integration, the data it reads goes to that provider on your instructions and under your agreement with them.
Face check-in is off unless you offer it, and optional for each employee. The kiosk collects each employee's explicit consent before enrollment and records its time. We use face signatures only to recognise employees at clock-in, and delete them as soon as you delete them or the employee's record.
You may request written confirmation of our security practices once per year. Contact support@zminy.app.
This DPA is in force for as long as Zminy processes personal data on your behalf.